Das Spend Management ist in einem modernen Enterprise Resource Planning (ERP) – System ein strategisches Werkzeug, um den Kostenfaktor im Beschaffungswesen zu optimieren. Durch die Nutzung von günstigsten Angeboten zum richtigen Zeitpunkt können Beschaffungskosten erheblich rationalisiert werden. Dazu sind nicht nur automatisierte Online-Beschaffungsverfahren wie das e-procurement erforderlich, sondern auch ein etablierter Prozess zur kontinuierlichen Analyse des Kaufverhaltens im Unternehmen. Wer bestellt was, sei es eine teuere Maschine oder Bürobedarf, wann, bei wem, zu welchem Preis, usw. Das ist die Aufgabe des Spend Managements, das u.a. durch folgende Maßnahmen zum Kostensparen beiträgt.
- Unkontrollierte und spontane Bestellungen durch einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen werden unterbunden, wenn der Lieferant nicht in einem festgelegten Lieferantenkatalog enthalten ist.
- Ein Lieferantenkatalog wird erstellt und aktualisiert, der für jeden Artikel die günstigsten Lieferanten ermittelt.
- Der Bestellvorgang wird nicht nur automatisiert, sondern auch dahingehend optimiert, dass der Bestellprozess unter Beteiligung von möglichst wenig Personen den kürzesten Weg nimmt.
- Durch das Online-Lieferkettenmanagement (Supply Chain Management) kann der Besteller seinen Bedarf in Form eines RFPs (Request For Proposal) allen potentiellen Lieferanten zusenden. Zudem können die Lieferanten innerhalb der vorgeschriebenen Frist ihre Angebote ebenfalls online einreichen.
Das traditionelle ERP-System hat eine Reihe von Nachteilen für das Supply Chain Management, weil ein ERP ein firmeninternes System ohne Möglichkeit eines Datenaustausches mit externen Geschäftspartnern ist. Das reduziert einige Kostensenkungsmöglichkeiten in Geschäftsvorgängen mit Lieferanten. Das wirkt sich natürlich auch zu Lasten des Spend Managements aus.
Diese Nachteile können bei der Nutzung des Cloud Computing behoben werden. Eine Cloud-basierte Lösung schafft eine Online-Plattform für die Ausführung von Geschäftsprozessen unter Beteiligung von allen Geschäftspartnern. Dadurch werden die Prozesse nicht nur schneller, sondern auch für alle Partner transparenter, wodurch wiederum das Vertrauen der Partner untereinander wächst.
Das traditionelle ERP-System hat auch direkte Nachteile für das Spend Management. Obwohl ein ERP-System ein Online-Bestellverfahren zulässt, sind im Sinne des Spend Managements einige mehr oder weniger gravierende Nachteile vorhanden.
- ERP-Systeme sind nicht in einem ausreichenden Maße benutzerfreundlich für gelegentliche Nutzer, die vielleicht Bürobedarf bestellen und dafür eine Online-Recherche durchführen wollen. Dadurch verliert das Bestellwesen einige Vorteile der Dezentralisierung des Prozesses. Die Bestellung kann länger dauern aufgrund einer Zwischenschaltung einer weiteren Person, die das System bedienen kann. Dadurch kann eventuell auch eine falsche Bestellung abgegeben werden.
- ERP-Systeme benötigen viele Ressourcen, um umfangreiche Lieferantenkataloge aufzubauen und zu pflegen. Aus diesem Grunde sind oft nicht mehr als 10 oder 20 Kataloge verfügbar, wenn vielleicht 200 oder 300 sinnvoller wären, um die besten Lieferanten mit einem relativ geringem Aufwand auszusuchen.
- ERP-Systeme sind schwerfällig beim Nachschlagen in Vertragsvereinbarungen während der Abwicklung des Bestellvorgangs, um etwa vereinbarte Preise und sonstige Lieferbedingungen nachzuprüfen. Das kann auch zur Mehrarbeit und dadurch zu weniger Kosteneffizienz führen.
Eine relative große Anzahl von Unternehmen neigt zunehmend zur Einführung des cloud-basierten Spend Management, um solchen Schwächen der traditionellen ERP-Systeme aus dem Wege zu gehen. Eine Umfrage der bekannten Marktanalysefirma IDG Research Services im März 2011 hat ergeben, dass bei fast 80% der Unternehmen, die ein cloud-basiertes Spend Management eingeführt haben, die Erwartungen übertroffen wurden. 31% der befragten Firmen haben bereits solche Systeme eingeführt oder sind dabei, sie einzuführen, während 34% eine Einführung innerhalb der nächsten 24 Monate planen.
Cloud-basierte Systeme können nicht nur die oben genannten Schwachstellen eines klassischen Spend Managements innerhalb eines ERP-Systems beseitigen, sondern auch eine Zusammenarbeit zwischen Käufern, Lieferanten und Finanzinstitutionen verbessern, wodurch die Spareffekte um zusätzlich bis zu 20% oder optimiert werden können.
