Die „Cloud“ ist in den letzten Jahren zu einem Trendbegriff geworden. Bei vielen Angeboten ist jedoch nicht ganz klar wie der mittelständische Handwerksbetrieb diesen neuen Trend für sich nutzen kann. In diesem Grundlagenartikel werden die Vorteile vorgestellt, die durch Organisation mit der PDS Handwerkersoftware polaris one in der Wolke genutzt werden können.
Die Handwerkersoftware muss mit dem Unternehmen wachsen können
Märkte verändern sich in der heutigen Zeit immer schneller. Ein Unternehmer kann deshalb nur schwer
einschätzen, ob er in den nächsten Jahren Personal aufbauen oder abbauen muss. Eine Investition in
Serverhardware ist immer eine Entscheidung auf mehrere Jahre. Ist die Hardware zu klein dimensioniert wird sie nicht die Anforderungen des Unternehmens erfüllen können. Ist sie überdimensioniert ausgelegt verursacht sie unnötig Kosten. Wird dagegen die Rechenleistung in der Cloud gemietet kann der Unternehmer im PDS Rechenzentrum innerhalb von wenigen Stunden seine Rechenkapazität (Prozessoranzahl, Arbeitsspeicher, Festplattengröße) erweitern oder verringern. Es wird nur das gezahlt, was auch wirklich vom Unternehmen benötigt wird. Das minimiert das Risiko einer Fehlinvestition und ermöglicht die flexible Anpassung der Hardware an die Anforderungen des Handwerkbestriebs.
Kein eigenes Ausfallrisiko der Hardware
Mit dem Rechenzentrumseinsatz entfallen Fragen nach der Aktualität und Leistungsfähigkeit der Serverhardware. Fällt im Rechenzentrum eine Festplatte aus, so wird diese binnen weniger Stunden durch eine neue ersetzt. Da ohnehin mit einer doppelten Sicherung der Daten gearbeitet wird kann das Handwerksunternehmen in der Zwischenzeit ohne Unterbrechung in der Cloud weiterarbeiten. So wird das Risiko eines Ausfalls der Hardware außerhalb des eigenen Unternehmens transportiert. Der Unternehmer
kann sich auf sein Handwerk konzentrieren.
Wer möchte sich schon um die Datensicherung kümmern müssen?
Die Datensicherung gehört zu den unbeliebtesten Themen in Handwerksbetrieben. Täglich für die Datensicherung zu sorgen, indem man das Datensicherungsband einlegt oder die externe Festplatte anschließt ist mühsam und birgt die Gefahr dies zu vergessen. Wird dann auch noch die Datensicherung über Nacht in der Firma gelassen und in der Zwischenzeit eingebrochen, dann hilft die beste Lösung nichts, die Datensicherung ist weg und die Unternehmensdaten samt Hardware auch. Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat der Unternehmer für eine ausreichende Sicherung der Daten zu sorgen. Wird die Handwerkersoftware nicht auf eigener Hardware, sondern im PDS Rechenzentrum betrieben entfällt die Frage nach der Datensicherung. Diese läuft täglich und das Unternehmen braucht sich um nichts selbst zu kümmern.
Integration weiterer Cloud-Programme in die PDS Handwerkersoftware
Die PDS Handwerkersoftware in der Cloud zu betreiben ist ein guter Anfang. Um die eigene Hardware jedoch
weiter zu entlasten und das Ausfallrisiko zu minimieren ist es sinnvoll weitere Anwendung en mit der
Branchenlösung zusammen in die Cloud zu verlagern. Neben polaris one mit der eingebundenen Datenbank und Archivierung lassen sich problemlos weitere Dienste in die Cloud verlagern und mit polaris one verbinden. Für die Übersicht von Kalendern und die Abwicklung von E-Mailverkehr eignet sich zum Beispiel die Lösung Exchange Online aus dem Microsoft Office 365 Programm hervorragend. Der Austausch zwischen polaris one und Office 365 erfolgt online in der Cloud. So wird die Handwerkersoftware mit den Kalendern der Monteure und dem E-Mail-Programm verbunden, ohne diese selbst im Unternehmen vorhalten zu müssen. Auf die gleiche Weise kann auch die Anbindung und Übergabe der Daten an den Steuerberater erfolgen. Mit der zertifizierten Schnittstelle kann die monatliche Übergabe der Daten in der Cloud erfolgen. Hierbei werden die Belege zusammen mit den digitalen archivierten Belegen in das Onlineportal DATEV Unternehmen Online hochgeladen. Diese stehen dann dem Steuerberater zur sofortigen Verwendung und Verarbeitung zur Verfügung.
Handwerkersoftware PDS polaris one in der Cloud nutzen
PDS polaris one ist ein modernes Handwerkerprogramm mit Funktionen wie Angebotskalkulation, Projekt,
Bestellwesen und Kundendienst. Als webbasierte Software lässt sich polaris one mühelos in der Cloud im PDS Rechenzentrum betreiben. Durch aktuelle Schnittstellen werden externe Anwendungen wie Microsoft Office 365 oder DATEV Unternehmen Online in der Cloud miteinander verbunden. Für die Nutzung wird eine stehende Internetverbindung benötigt. Die Nutzung im Rechenzentrum wird mit einer monatlichen Gebühr vergütet und richtet sich nach der Anzahl der Benutzer, die auf die Software gleichzeitig zugreifen. Die Handwerkersoftware polaris one kann wahlweise gekauft oder gemietet werden. Auch hier richtet sich die Höhe des Preises nach der Anzahl gleichzeitiger Nutzer. Genauere Informationen können von der PDS oder von einem der zertifizierten PDS Partner abgerufen werden.
