Das Problem des Google Docs Freigabe- und Rechtesystem

Nach meiner kürzlich leidvollen Erfahrung mit Google Docs, konnte ich das Problem analysieren und glücklicherweise selber beheben.

Was war passiert?

Lese dazu bitte “Ohnmächtig in der Cloud!” auf meinem privaten Blog by René -:- NET.

Analyse des Problems

Google Docs ist so aufgebaut, dass jeder Benutzer über einen Bereich “Meine Ordner” verfügt, in welchem er beliebig Ordner und Dateien für andere Benutzer freigeben kann. Diese freigegeben Ordner sind unter dem Bereich “Für mich freigegebene Ordner” bei dem anderen Benutzer zu finden. Und genau hier lag das Problem.

Derzeit arbeiten wir mit 2 Benutzern in dem System. Aus Gründen der einheitlichen Struktur haben wir uns (wie man es aus Betriebssystemen wie Linux, Mac und Windows kennt) eine Ordnerstruktur angelegt, in welcher wir beide arbeiten. Diese Ordnerstruktur wurde bei dem Benutzer A angelegt (da ein zentraler Ablageort für beide Benutzer fehlt) und ist beispielhaft wie folgt aufgebaut:

[Ordnerstruktur bei Benutzer A]

• Ordner-A (erstellt von Benutzer A)
• Ordner-B (erstellt von Benutzer B)
• Ordner-C (erstellt von Benutzer A)
• Ordner-D (erstellt von Benutzer B)

Alle Ordner und die darin enthaltenen Dateien sind gegenseitig freigegeben.

Lösung

Genau diese Struktur scheint Google bzw. Benutzer B (mir) das Genick gebrochen zu haben. Im Gegenzug hat nämlich Benutzer A unterhalb der Ordnerstruktur von Benutzer B keine Ordner/ Dateien angelegt und freigegeben, wodurch die oben beschriebenen Probleme bei ihm nicht aufgetreten sind.

Nachdem alle Ordner/ Dateien die von Benutzer B unterhalb der Ordnerstruktur von Benutzer A angelegt und freigegeben wurden, wieder in die Ordnerstruktur von Benutzer B verschoben wurden, waren die Probleme verschwunden.

Ergo: Ablage der Ordner und Dateien im eigenen Bereich und nur für andere Benutzer freigeben. Keine wilden Ordnerstrukturen, wie ich sie oben beschrieben habe, aufbauen!

Fazit

Ich sehe hier ein enormes Problem im Freigabe- und Rechtesystem von Google Docs.

Die Idee, Ordner und Dateien in einem eigenen Bereich zu halten und ggf. für andere Benutzer freizugeben ist für die “normale” Version von Google Docs sehr praktikabel einzusetzen und hilft dabei untereinander in getrennten Google Accounts zusammenzuarbeiten.

Für die Unternehmensversion Google Apps, wo Benutzer innerhalb einer geschlossenen Domain arbeiten, muss Google an dieser Stelle deutlich nachbessern. Ein zentraler Speicherplatz für Ordner und Dateien ist hier ein sinnvollerer, effektiverer, aber vor allem praktikablerer Ansatz, da die Daten so zentral organisiert aufzufinden sind und nicht verstreut in den Bereichen unterschiedlicher Mitarbeiter liegen! Das führt zu einer besseren und einheitlichen Struktur, denn mittels “Suchen” möchte ich nicht jeden Tag arbeiten. Zudem bedenke man alleine nur den Fall, dass ein Mitarbeiter ausscheiden sollte. Eine in dieser Konstellation nicht ganz einfache Situation.

Die Zusammenhänge sind ein wenig kompliziert zu erklären und in diesem Zuge auch zu verstehen, machte aber die Analyse und Lösung ebenfalls nicht einfach!