Das die Schatten-IT im Zusammenspiel mit dem Cloud Computing stark wachsen wird und in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnt, haben Dietmar Wiedemann und ich bereits Mitte 2011 beschrieben (Erstveröffentlichung, 16.08.2011). Nun hat eine Studie der Wirtschaftsprüfer von PricewaterhouseCoopers (PwC) ergeben, dass mehr als 30 Prozent der IT-Ausgaben nicht aus dem offiziellen IT-Budget stammen und damit um die IT-Abteilungen herum eingekauft wird.

Die IT-Abteilung wird übergangen

Die jeweiligen Unternehmensbereiche umgehen mittlerweile die IT-Abteilungen, um ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, welche Cloud-basierte Applikationen oder mobile Endgeräte sie einsetzen wollen. Der CIO und die IT-Mitarbeiter haben also immer weniger Kenntnisse darüber, was für IT-Lösungen tatsächlich im Unternehmen eingesetzt werden und verlieren die Kontrolle darüber.

Bis zu 30 Prozent der Ausgaben fließen an der IT-Abteilung vorbei

Basierend auf einer Umfrage “Raising Your Digital IQ”, befragte PwC 500 US-amerikanische Unternehmen mit einem Jahresumsatz von etwa 500 Millionen US-Dollar. PwC schätzt, dass zwischen 15 Prozent bis zu 30 Prozent der IT-Ausgaben an der IT-Abteilung vorbei ausgegeben wird.

Dabei machen Cloud Services den größten Anteil an Ausgaben aus, die nicht über den gewöhnlichen Einkaufsprozess stattfinden. In den meisten Fällen fällt diese Form der Schatten-IT erst dann auf, wenn die Bereichsleiter mit den Cloud Services zu den IT-Abteilungen gehen und einfordern, dass die Unternehmensdaten zur Analyse mit den Daten aus der Cloud integriert werden.

Schatten-IT ist ein evolutionärer Schritt

Für mich kommt diese Entwicklung, wich ich bereits 2011 geschrieben habe, nicht überraschend. Die IT-Abteilungen gelten seit Jahren als die Spielverderber und Innovationsbremsen in den Unternehmen. Lange saßen sie am längeren Hebel, wenn es darum ging, dem Mitarbeiter oder den Projekten spezifischen Anwendungen oder Hardware zu besorgen. Das dauerte z.T. mehrere Wochen, gar Monate. Mit dem Einzug des Cloud Computing, BYOD und der Consumerization of IT (CoIT) wandelt sich das Bild. IT-Abteilungen werden nicht überflüssig, aber sie müssen langsam damit beginnen, von ihrem Thron herunterzukommen und mit den Mitarbeitern und Kollegen auf einer Ebene kommunizieren.

Schatten-IT schafft Probleme

CIOs sollten natürlich mit Bedenken der Schatten-IT entgegentreten. Nicht nur, dass sie dadurch die Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur verlieren und die Heterogenisierung voranschreitet. Wie sollen sie damit umgehen, wenn ein Mitarbeiter selbstverständlich erwartet, dass sein Android oder iPhone integriert werden soll, das Unternehmen aber eine Blackberry Strategie verfolgt? Oder wenn das Smartphone plötzlich keine Verbindung mehr zum Provider aufbaut? Wer ist dann dafür verantwortlich? Eine weitere Herausforderung besteht zudem darin, wenn Daten unter dem Radar der IT-Abteilung in einem Cloud Service verschwinden.

Ich habe bereits das Thema voranschreitende Heterogenisierung angesprochen. IT-Abteilungen kämpfen grundsätzlich mit Insellösungen in ihrer IT-Umgebung. Es gibt nun einmal nicht die homogone IT-Infrastruktur, wo jedes Rad in das andere fasst bzw. jede Schnittstelle perfekt mit der anderen integriert ist. Durch die Schatten-IT werden sich die Insellösungen weiter vergrößern. Es werden immer mehr voneinander unabhängige Silos von Daten und Plattformen enstehend, jede mit einer eigenen proprietären Schnittstelle.

Schatten-IT treibt die Innovationskraft

IT-Abteilungen mögen die Schatten-IT als eine Anarchie der eigenen Kollegen verstehen. Damit könnten sie auf der einen Seite sogar recht haben. Ich würde es allerdings eher als einen Hilfeschrei der Kollegen verstehen, die einfach nicht mehr auf die IT-Abteilung warten wollen bzw. können. Schließlich nimmt der Druck in den Fachabteilungen ständig zu, dem Markt Innovationen und neue Lösungen zu präsentieren.

Schatten-IT fördert meiner Meinung nach die Innovationskraft im Unternehmen. Und das nicht nur auf Grund von Cloud Services. Die Fachabteilungen tun gut daran, die Zügel in die Hand zu nehmen und den IT-Abteilungen zu zeigen, was sie benötigen. IT-Abteilungen werden versuchen den unerlaubten Zugriff auf Cloud-basierte Lösungen zu unterbinden. Das wird die Produktivität der Fachabteilungen jedoch wieder vermindern. Besser wäre es, wenn die IT-Abteilungen, für das Wohl des Unternehmens, sich frühzeitig mit neuen Technologien und Trends auseinanderzusetzen, diese evaluieren und den Kollegen präventiv anbieten, anstatt nur auf die Entscheidungen der Fachabteilungen zu reagieren.

Lösung: Kommunikation

Wie kann der Schatten-IT vorgebeugt oder gegen eine bestehende entgegengewirkt werden? Zwei Wörter: Miteinander reden! (Zwischenmenschliche Kommunikation!)

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