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TecArt-CRM Mobile: Modular "All-in-One Business Suite" from the Cloud

The choice of a suitable customer relationship management (CRM) solution is a bit of a challenge for any business. Here, the final decision depends on the specific requirements and special needs. In this context, the flexible use of a solution is of crucial importance in order not to get into long-term contracts and high investment costs. This INSIGHTS report provides an overview of the cloud CRM solution of TecArt GmbH from Erfurt, Germany, shows the functions and what benefits a company receives.


Despite its history, the importance of the customer relationship management (CRM) is steadily increasing in companies. Without the consistent focus on its customers and the unconditional design of necessary processes, a company is no longer competitive today. Only with a holistic and cross-enterprise relationship marketing the cooperation between a company and its customers can be long-term oriented and strengthened, what has decisive impact on the current and future success. For this, the different departments, such as marketing, sales, customer service, and also the research and development must be integrated into the processes.

On the one hand the comprehensive integration of these departments is organizational not always easy to implement, on the other hand an appropriate IT solution must be found, which meets the requirements of the company almost perfect. For that massive investments in on-premise systems have been made in the past, leading to long-term, inflexible licensing costs. In times of cloud computing respectively of software-as-a-service (SaaS), it is not necessary to commit to long-term provider contracts. Instead, the solution is charged per user and ideally per month, making the monthly or annual cost / benefit ratio more transparent.

It should be noted that the advantage of the flexibility of a SaaS solution is not to have the opportunity to switch a provider annually or even semi-annually. Despite SaaS, a business plans in a long-term. The cost and effort of constantly evaluating a new provider and migrate afterwards, bears no relation to the actual benefit. In some cases, this may be considered if the satisfaction with the vendor decreases. The actual flexibility advantage of SaaS is the scalability in terms of monthly usage per user and functionality. This means that a company can better respond to its monthly requirements by including flexibly respond to employee turnover. This allows for improved planning with seasonal workers, for which usually a certain number of licenses for this period has been purchased in advance and which are no longer needed after the application and turned to dead capital. Using a SaaS solution, the number of required users can be increased for a given month and decreased again. This makes it possible to better plan for the future.

This also applies to a SaaS CRM system, which is much more about than just a database of customer information. In particular, the emerging market of mobile collaboration enables sales representatives to always access current live data and to edit it at the same extent. Moreover, the amount for further services should be taken into consideration. This has the background that current SaaS CRM solutions on the market promise an integration with other external SaaS offerings, for example e-mail services, but are sub-optimal implemented. In this context, among other aspects, it is also important to look on the availability of interfaces to connect the CRM solution with existing systems.

Overview TecArt-CRM

The market for CRM systems from the cloud has grown rapidly in recent years. Led by Salesforce the solutions for customer relationship management have evolved from on-premise installation to web-based cloud solutions. The variety of SaaS CRMs address, depending on the functionality and scope of services, different target groups. From the large corporation, over the medium-sized company up to the freelancer, the market offers a wide range of different systems for the web-based customer relationship management.

The TecArt GmbH from Erfurt, Germany, focuses their TecArt-CRM to medium-sized and larger companies. Apart from a complete web-based solution, the company also offers its software for the on-premise installation in an own data center. The current advantage businesses reach only with the use of the cloud-based solution TecArt-CRM Mobile which this INSIGHTS report describes.

Holistic modules for flexible use

TecArt-CRM Mobile is designed for small and medium-sized businesses who actually do not have a full-time IT department and therefore no powerful IT infrastructure, but also want the advantage of multiple locations.

Six main modules, including services for the management of e-mails, contacts, appointments, tasks, and documents that form the core of the SaaS application and belong to the standard scope of the CRM system. For a fixed monthly fee per user, 5 GB of storage for each user is included as well, which can be increased at an extra cost if required. Hosting, maintenance of the system and the daily backup of the data is assumed by TecArt GmbH.

One of the great strengths of TecArt-CRM Mobile is the ability to expand the base system, as required by additional modules per month and to cancel again. With that companies receive a very flexible access to more value-added services to customize the CRM system according to their requirements. These useful services include inter alia a project management, supply management, contract management or resource planning.

Mobile cloud allows access from any place

Besides the web-based access TecArt-CRM Mobile also allows to retrieve and manipulate the data in the CRM system via mobile. For this, the major mobile operating systems iOS, Android, Windows Phone and Blackberry, but also older systems such as Windows Mobile and Symbian are supported for mobile synchronization.

For the mobile synchronization of information TecArt GmbH has developed the service “TecArt-Push” that extends the browser-based cloud solution TecArt-CRM with a push function. This is comparable with the solutions as known from Google Apps and Apple iCloud. Besides a CRM system companies also receive a full-fledged mobile groupware for different devices to access emails, contacts, appointments and tasks that are automatically synchronized with TecArt-CRM.

And even field worker get the valuable opportunity to access information on the go and both collect and edit data such as emails, calendars, contacts etcetera.

In addition to the synchronization of data the “TecArt-CRM web app” also allows access to further data and information from other services in the backend of the CRM system via a mobile Internet connection. This means that among others also documents, tickets, projects, contracts and offerings can be accessed. Using an integrated geolocation service contacts can also be find in the immediate vicinity of the current location.

Cooperation with cloud marketplaces to increase the reach

Cloud marketplaces belong to the future of cloud computing and are a logical development to enable enterprises and developers a good overview and easy access to IT resources. In addition, there are also less good cloud applications on the market that offer either no real value, are not well thought out or have a poor architecture and are therefore also not well safety implemented. Thus, cloud marketplaces help to separate potential top applications from rather insignificant services and provide decision support for the selection. This is firstly ensured by the marketplace provider itself, and also through an evaluation system, through which the users can post comments and ratings. In addition, cloud marketplaces clean up and summarize the different cloud offers thematically. They form an independent ecosystem of cloud services.

Cloud marketplaces can also help young companies to increase their visibility and reach. But even for established companies that start with cloud services, opportunities arise to present themselves to a wide audience and to prove transparently to the existing competition.

This is also part of the TecArt GmbH strategy, which closed collaborations with two cloud marketplaces for their TecArt-CRM Mobile offering, the Telekom Business Marketplace and the Fujitsu Cloud Store. In particular, the inclusion criteria of the Business Marketplace by Deutsche Telekom are very high and have high requirements in terms of architecture and security of the cloud application, which will be reviewed with audits. Since the Deutsche Telekom focuses on quality rather than quantity, the inclusion of TecArt-CRM Mobile is a very positive sign.

Additional APIs and software simplify integration

Good cloud applications are characterized by their transparency, openness and the associated interfaces (APIs Application Programming Interface) that can be integrated with existing software solutions or which extends the applications themselves.

This also TecArt has understand and offers in addition to the core modules and the advanced services other features and software to enhance the TecArt-CRM product line. Among others with this a synchronization with Outlook via additional software can be established or the integration with a PBX is realized. Furthermore, the range of proprietary web services for enterprise developers is very interesting to also bind existing software solutions like enterprise resource planning, time-recording system or their own website to TecArt-CRM.

Price model: Pay-per-use or on-premise

TecArt-CRM can be used on three different reference models. The traditional on-premise models “Company” and “Enterprise” aimed at those who are still conservative and want to take care of hosting and operating their infrastructure themselves. For that TecArt-CRM can be purchased at a fixed price. Here, however, the additional costs for the operation and maintenance of the required IT infrastructure must not be neglected.

The modern way of obtaining IT is offered via TecArt-CRM Mobile. Here a fixed base amount is calculated for various core modules per user per month. Additional modules can be flexibly added per user and are also charged on a monthly basis. The advantage of this solution variant is that TecArt care to 100% of the hosting, operation and maintenance of the necessary IT infrastructure as well as the TecArt-CRM system. A customer only consumes the needed services.

Security and location advantage

The issues of data protection and data security is still strongly debated in the context of the cloud. In particular, in a very sensitive environment such as customer relationship management, in which many personal but also specifically business-critical data are processed, a company shall not decide for any provider. Instead, a provider must be chosen that meets the company’s standards and in particular meets all privacy and data security technology areas.

In the area of data security TecArt uses SSL encryption, to establish a secure connection during the data transmission between the server and the client. Furthermore, the location of the data center is in Germany and is certified according to the ISO security standard 27001. TecArt guarantees an availability of 98% on annual average for its services. Furthermore, the company offers more protection with override security of documents by a personalized versioning and control that ensures the data is always kept in a consistent state. A read-write user-level protection also ensures that only authorized persons have access to modules, objects, and individual documents. In the case of manual deletion by a user each employee has a personal trash. If this is not enough, automatic backups of the system are made daily, which are stored for seven days.

In addition to data security, data protection needs to be considered with a lot of sensitivity. Due to the German headquarters the TecArt GmbH is subject to the European and German data protection law and guarantees that no data will be passed on to U.S. government agencies. Furthermore, TecArt strictly follows the classification level “CONFIDENTIAL”. This means that all data and documents that are being stored and processed in the TecArt cloud services meet the security suitability of the steps for authorities, confidential and sensitive position.

Awards testify to quality

Even if awards are always in direct connection with the jury, they have a tendency for the quality of a solution. If there are more than one award of operating independently and different consortia or associations, a company may proceed with a clear conscience believe that the quality is actually true.

TecArt already won six independent awards. Including the Hosting & Service Provider Award 2013, the title BEST OF 2013 in the category CRM within the Innovationspreis-IT 2013 of the initiative Mittelstand and the Telekom Innovationspreis 2012.

Management Advisory

The choice of a suitable customer relationship management solution is a bit of a challenge for any business. The final decision depends on the specific requirements and special needs. In this context, the flexible use of a solution is of crucial importance in order not to get into long-term contracts and high investment costs.

At this point TecArt-CRM launch into and offers beside important core features the ability to expand the system monthly as required by other modules with more specific functions, which gives the users a considerable added value in total.

If the entire TecArt-CRM portfolio is considered, it is not just about a pure CRM solution. With fully integrated functions for the management of e-mails, tasks, appointments, contacts, tasks and other services, TecArt-CRM offers a company much more than a standard system for customer relationship management. TecArt-CRM focuses entirely on the standard processes of a company including synchronization of mobile devices and thus supports any company in its future cloud collaboration. For this reason, the solution is in the proper sense a collaborative CRM, which is, in this case, actually better expressed as an all-in-one business suite from the cloud.

Companies that also want to concentrate on the topic of “Social CRM” – The use of modern social networks for customer communication. – TecArt-CRM is currently not the right solution. For that the company from Erfurt currently have no functionality in their portfolio.

Furthermore TecArt-CRMs great diversity and modularity is also one of its weaknesses. This is not necessarily a great negative point. Nevertheless, a customer should bring a lot of time for the selection process for the first registration. In addition, during the decision-making process, on which module should already be selected from the start and which not, one can quickly lose the overview. At this point it is clear that a maximum modularity in this case is not always beneficial and prefabricated packages simplify the decision process.

Bottom line, TecArt-CRM is a highly recommended and well-designed CRM system that brings a lot of DNA and approaches for a modern cloud collaboration and can help each company to cooperate better with its customers in the future.

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TecArt-CRM Mobile – Modulare "All-in-One Business Suite" aus der Cloud

Die Wahl einer geeigneten Customer-Relationship-Management (CRM) Lösung ist eine kleine Herausforderung für jedes Unternehmen. Dabei hängt die endgültige Entscheidung von den jeweiligen Anforderungen und speziellen Bedürfnissen ab. In diesem Zusammenhang ist die flexible Nutzung einer Lösung von entscheidender Bedeutung, um nicht in langfristige Verträge und hohe Investitionskosten zu geraten. Dieser INSIGHTS Report gibt einen Überblick über die Cloud-CRM Lösung der TecArt GmbH aus Erfurt, zeigt deren Funktionen und welche Vorteile ein Unternehmen damit erhält.


Die Bedeutung des Customer-Relationship-Management (CRM) nimmt, trotz seiner Historie, in den Unternehmen stetig zu. Ohne dem konsequenten Fokus auf seine Kunden und die bedingungslose Gestaltung der dafür notwendigen Prozesse, ist ein Unternehmen in der heutigen Zeit nicht mehr wettbewerbsfähig. Nur mit einem ganzheitlichen und unternehmensübergreifenden Beziehungsmarketing kann die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden langfristig ausgerichtet und gefestigt werden, was sich ausschlaggebend auf den gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg auswirkt. Hierzu müssen die unterschiedlichen Abteilungen, wie das Marketing, der Vertrieb, der Kundenservice und ebenfalls die Bereiche Forschung und Entwicklung in die Prozesse integriert werden.

Die allumfassende Integration dieser Abteilungen ist zum einen organisatorisch nicht immer ganz einfach umzusetzen, zum anderen muss eine geeignete IT-Lösung gefunden werden, welche die Anforderungen des Unternehmens nahezu perfekt erfüllt. Dafür wurde in der Vergangenheit massiv in on-Premise Systeme investiert, was zu langfristigen und unflexiblen Lizenzkosten führte. In Zeiten des Cloud Computing respektive von Software-as-a-Service (SaaS) ist es allerdings nicht mehr notwendig, sich an langfristige Verträge der Anbieter zu binden. Stattdessen wird die Lösung pro Benutzer und im Idealfall pro Monat abgerechnet, wodurch das monatliche bzw. jährliche Kosten-/ Nutzenverhältnis transparenter wird.

An dieser Stelle sei angemerkt, dass der Vorteil der Flexibilität einer SaaS-Lösung nicht darin besteht, die Möglichkeit zu besitzen, jährlich oder gar halbjährlich den Anbieter zu wechseln. Ein Unternehmen plant trotz SaaS langfristig. Die Kosten und der Aufwand ständig einen neuen Anbieter zu evaluieren und anschließend zu migrieren steht in keinem Verhältnis zu dem eigentlichen Vorteil, der sich daraus ergibt. Im Einzelfall kann dies in Erwägung gezogen werden, wenn die Zufriedenheit mit dem Anbieter nachlässt. Der eigentliche Flexibilitätsvorteil einer SaaS-Lösung besteht in deren Skalierbarkeit in Bezug auf die monatliche Nutzung pro Nutzer und Funktionalität. Das bedeutet, dass ein Unternehmen besser auf seine monatlichen Anforderungen reagieren kann, indem es u.a. flexibler auf die Mitarbeiterfluktuation reagiert. So lässt sich besser mit Saisonkräften planen, für die normalerweise im Voraus eine bestimmte Anzahl von Lizenzen für diesen Zeitraum eingekauft wurde, welche nach dem Einsatz als totes Kapital nicht mehr benötigt werden. Bei der Nutzung einer SaaS-Lösung können für einen bestimmten Monat die Anzahl an benötigten Nutzern erhöht und anschließend wieder verringert werden. Damit lässt sich besser für die Zukunft planen.

Dies gilt auch für ein SaaS CRM-System, bei dem es um weit viel mehr geht, als nur eine Datenbank mit Kundeninformationen. Insbesondere der aufstrebende Markt der mobilen Kollaboration ermöglicht es Außendienst-Mitarbeitern vor Ort beim Kunden ständig auf aktuelle Live-Daten zuzugreifen und diese im gleichen Umfang zu bearbeiten. Darüber hinaus sollte die Menge an weiteren Services in Betracht gezogen werden. Das hat den Hintergrund, dass aktuelle SaaS CRM-Lösungen am Markt zwar eine Integration mit weiteren externen SaaS-Angeboten, wie bspw. E-Mail Services versprechen, die Umsetzung jedoch suboptimal gelöst ist. In diesem Zusammenhang ist neben weiteren Aspekten ebenfalls auf die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu achten, um eigene bestehende Systeme mit der CRM-Lösung zu verbinden.

Überblick TecArt-CRM

Der Markt für CRM-Systeme aus der Cloud ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Angeführt von Salesforce haben sich die Lösungen für das Kundenbeziehungsmanagement von on-Premise Installation hin zu Web-basierten Lösungen aus der Cloud entwickelt. Die unterschiedlichen SaaS-CRMs adressieren dabei je nach Funktionsumfang und Leistung unterschiedliche Zielgruppen. Vom großen Konzern, über den Mittelständler bis hin zum Freiberufler, bietet der Markt eine große Auswahl unterschiedlicher Systeme für das Web-basierte Kundenbeziehungsmanagement.

Die TecArt GmbH aus Erfurt richtet sich mit ihrem TecArt-CRM an mittelständische und größere Unternehmen. Neben einer vollständigen Web-basierten Lösung bietet das Unternehmen seine Software ebenfalls für die on-Premise Installation im eigenen Rechenzentrum an. Den gegenwärtigen Vorteil erreichen Unternehmen jedoch nur mit der Nutzung der Cloud-basierten Lösung TecArt-CRM Mobile, in der es in diesem INSIGHTS Report gehen soll.

Ganzheitliche Module für die flexible Nutzung

TecArt-CRM Mobile wurde für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, die in der Regel über keine Vollzeit IT-Abteilungen und somit über keine leistungsstarke IT-Infrastruktur verfügen, aber dennoch den Vorteil von mehreren Standorten für sich nutzen möchten.

Sechs Hauptmodule, darunter Services für die Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben und Dokumenten, bilden den Kern der SaaS-Applikation und gehören zum standardisierten Leistungsumfang des CRM-Systems. Für einen festen monatlichen Betrag pro Benutzer gibt es zudem 5 GB Speicherplatz für jeden Nutzer inklusive, der gegen einen Aufpreis bei Bedarf erhöht werden kann. Das Hosting, die Wartung des Systems und das tägliche Backup der Daten, übernimmt die TecArt GmbH.

Eine der großen Stärken von TecArt-CRM Mobile ist die Möglichkeit, das Basissystem je nach Bedarf um weitere Zusatzmodule monatlich zu erweitern und ebenfalls wieder zu kündigen. Unternehmen erhalten damit einen sehr flexiblen Zugriff auf weitere Mehrwert-Services, mit denen sie das CRM-System den eigenen Anforderungen nach anpassen können. Zu diesen nützlichen Services gehören u.a. eine Projektverwaltung, Angebotsverwaltung, Vertragsverwaltung oder die Ressourcenplanung.

Die mobile Cloud ermöglicht den Zugriff von jedem Ort

Neben der Browser-basierten Nutzung ermöglicht TecArt-CRM Mobile ebenfalls den mobilen Zugriff zum Abrufen und Bearbeiten der Daten im CRM-System. Hierzu werden für die mobile Synchronisation die gängigen mobilen Betriebssysteme iOS, Android, Windows Phone und Blackberry, aber ebenso ältere Systeme wie Windows Mobile und Symbian unterstützt.

Für die mobile Synchronisation von Informationen hat die TecArt GmbH den Dienst „TecArt-Push“ entwickelt, der die browserbasierte Cloud-Lösung TecArt-CRM mit einer Push-Funktion erweitert. Dieser ist vergleichbar mit den Lösungen wie man sie von Google Apps oder Apple iCloud kennt. Damit erhalten Unternehmen neben einem CRM-System ebenfalls eine vollwertige mobile Groupware für unterschiedliche Endgeräte für den Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben, die automatisch mit dem TecArt-CRM synchronisiert werden.

Auch Außendienst-Mitarbeiter bekommen damit die wertvolle Möglichkeit, von unterwegs auf Informationen zuzugreifen und gleichermaßen Daten wie E-Mails, Termine, Kontakte usw. zu erfassen und zu bearbeiten.

Neben der Synchronisation von Daten ermöglicht die „TecArt-CRM Web-App“, über eine mobile Internetverbindung, zudem den Zugriff auf weitere Daten und Informationen von anderen Services im Backend des CRM-Systems. Das bedeutet, dass somit ebenfalls u.a. auf Dokumente, Tickets, Projekte, Verträge und Angebote zugegriffen werden kann. Anhand eines integrierten Geolocation Service lassen sich darüber hinaus Kontakte in der unmittelbaren Nähe des aktuellen Standorts finden.

Kooperation mit Cloud Marketplaces zur Erhöhung der Reichweite

Cloud Marketplaces gehören zu der Zukunft des Cloud Computing und sind eine logische Entwicklung, um Unternehmen und Entwickler einen guten Überblick sowie einen einfachen Zugriff auf IT-Ressourcen zu ermöglichen.

Darüber hinaus gibt es auch weniger gute Cloud Applikationen auf dem Markt, die entweder keinen echten Mehrwert bieten, nicht gut durchdacht sind oder eine schlechte Architektur besitzen und dadurch ebenfalls sicherheitstechnisch nicht gut implementiert sind. Somit helfen Cloud Marketplaces dabei, potentielle Top-Applikationen von eher unbedeutenden Services zu trennen und bieten Entscheidungshilfen bei der Auswahl. Das wird zum einen durch den Marktplatz Anbieter selbst gewährleistet, zum anderen anhand eines Bewertungssystems, über das die Nutzer Kommentare und Beurteilungen hinterlassen können. Zudem räumen Cloud Marketplaces auf und fassen die unterschiedlichen Cloud Angebote thematisch zusammen. Sie bilden quasi ein unabhängiges Ökosystem von Cloud Services.

Cloud Marketplaces können darüber hinaus jungen Unternehmen helfen, ihren Bekanntheitsgrad und die Reichweite zu erhöhen. Aber auch für etablierte Unternehmen, die mit Cloud Angeboten starten, ergeben sich dadurch Chancen, sich einer breiten Masse zu präsentieren und vor dem bestehenden Mitbewerb transparent zu bewähren.

Dies gehört auch zur Strategie der TecArt GmbH, die für ihr TecArt-CRM Mobile Kooperationen mit zwei Cloud Marketplaces, dem Telekom Business Marketplace und dem Fujitsu Cloud Store, geschlossen hat. Insbesondere die Aufnahmekriterien des Business Marketplace der Deutschen Telekom sind sehr hoch und haben hohe Anforderungen in Bezug auf die Architektur und Sicherheit der Cloud Applikation, die mit Audits überprüft werden. Da die Telekom damit auf Klasse statt Masse setzt, ist die Aufnahme von TecArt-CRM Mobile als äußerst positiv zu bewerten.

Zusätzliche APIs und Software vereinfachen die Integration

Gute Cloud Applikationen zeichnen sich durch ihre Transparenz, Offenheit und den damit verbundenen Schnittstellen (APIs, Application Programming Interface) aus, mit denen die Applikationen selbst erweitert oder mit bereits bestehenden Software-Lösungen integriert werden können.

Das hat auch TecArt verstanden und bietet neben den Kernmodulen und den erweiterten Services ebenfalls zusätzlich weitere Funktionen und Software an, um die TecArt-CRM Produktlinie zu erweitern. So lässt sich u.a. über Zusatzsoftware eine Synchronisation mit Outlook herstellen oder die Integration mit einer Telefonanlage realisieren. Weiterhin ist das Angebot von eigenen Web-Services für Entwickler in Unternehmen sehr interessant, um darüber bestehende Softwarelösungen wie ein Warenwirtschafts-, Zeiterfassungssystem oder einen eigenen Webshop an TecArt-CRM anzubinden.

Preismodell: Pay per use oder on-Premise

TecArt-CRM kann über zwei unterschiedliche Bezugsmodelle genutzt werden. Die klassischen on-Premise Modelle „Company“ und „Enterprise“ richten sich an diejenigen, die sich noch konservativ selbst um das Hosting und den Betrieb ihre Infrastruktur kümmern möchten. Dazu kann das TecArt-CRM zu einem Festpreis eingekauft werden. Hierbei dürfen allerdings die weiteren Kosten für den Betrieb und die Wartung der dafür benötigten IT-Infrastruktur nicht vernachlässigt werden.

Die moderne Art des IT-Bezugs wird über TecArt-CRM Mobile angeboten. Dazu wird für diverse Kernmodule pro Benutzer und Monat ein fester Grundbetrag berechnet. Weitere Module lassen sich flexibel pro Benutzer hinzubuchen und werden dann ebenfalls zusätzlich monatlich abgerechnet. Der Vorteil an dieser Lösungsvariante besteht darin, dass sich TecArt zu 100% um das Hosting, den Betrieb und die Wartung der notwendigen IT-Infrastruktur sowie das TecArt-CRM System kümmert. Ein Kunde konsumiert lediglich die Services bei Bedarf.

Sicherheit und Standortvorteile

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit werden im Zusammenhang mit der Cloud weiterhin stark diskutiert. Insbesondere in einem sehr sensiblen Umfeld wie dem Customer-Relationship-Management, bei dem viele personenbezogene aber speziell auch unternehmenskritische Daten verarbeitet werden, darf sich ein Unternehmen nicht für irgendeinen Anbieter entscheiden. Stattdessen muss ein Anbieter gewählt werden, der den unternehmenseigenen Ansprüchen genügt und insbesondere alle datenschutz- und datensicherheitstechnischen Bereiche erfüllt.

Im Bereich der Datensicherheit setzt TecArt auf eine SSL-Verschlüsselung, mit der eine gesicherte Verbindung während der Datenübertragung zwischen dem Server und dem Client hergestellt wird. Darüber hinaus ist der Standort des Rechenzentrums in Deutschland und nach dem ISO Sicherheitsstandard 27001 zertifiziert. TecArt gewährleistet für seine Services eine Erreichbarkeit von 98% im Jahresdurchschnitt. Weiterhin bietet das Unternehmen mit einem Überschreibungsschutz mehr Sicherheit von Dokumenten, indem eine personifizierte Versionsablage und –kontrolle dafür sorgt, dass die Daten immer in einem konsistenten Zustand gehalten werden. Zudem stellt ein Lese- und Schreibschutz auf Nutzerebene sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Module, Objekte und einzelne Dokumente erhalten. Für den Fall der manuellen Löschung durch einen Benutzer steht weiterhin ein persönlicher Papierkorb für den Mitarbeiter zur Verfügung. Sollte dies nicht reichen, werden täglich automatische Backups des Systems vorgenommen, die sieben Tage gespeichert werden.

Neben der Datensicherheit ist der Datenschutz mit sehr viel Sensibilität zu betrachten. Auf Grund des deutschen Firmensitzes unterliegt die TecArt GmbH dem europäischen und deutschen Datenschutzrecht und garantiert, dass keine Daten an US-amerikanische Regierungsbehörden weitergegeben werden. Weiterhin richtet sich TecArt streng nach der Geheimhaltungsstufe „VS-Vertraulich“. Das bedeutet, dass sämtliche Daten und Dokumente die auf den Cloud Services von TecArt gespeichert und verarbeitet werden, die Sicherheitseignung nach den Stufen behördlich, vertraulich und Verschlusssachen (VS-Vertraulich) erfüllen.

Auszeichnungen zeugen von Qualität

Auch wenn Auszeichnungen immer mit der Jury in direkten Zusammenhang stehen, sind sie eine Tendenz für die Qualität einer Lösung. Handelt es sich um mehr als eine Auszeichnung von unterschiedlichen und unabhängig voneinander agierenden Konsortien oder Verbänden, darf ein Unternehmen mit ruhigen Gewissen davon ausgehen, dass die Qualität tatsächlich stimmt.

TecArt kann bereits sechs unabhängige Auszeichnungen vorweisen. Darunter den Hosting & Service Provider Award 2013, das Prädikat BEST OF 2013 in der Kategorie CRM im Rahmen des Innovationspreis-IT 2013 der initiative Mittelstand und den Telekom Innovationspreis 2012.

Empfehlung für das Management

Die Wahl einer geeigneten Customer-Relationship-Management Lösung ist eine kleine Herausforderung für jedes Unternehmen. Dabei hängt die endgültige Entscheidung von den jeweiligen Anforderungen und speziellen Bedürfnissen ab. In diesem Zusammenhang ist die flexible Nutzung einer Lösung von entscheidender Bedeutung, um nicht in langfristige Verträge und hohe Investitionskosten zu geraten. An dieser Stelle setzt TecArt-CRM an und bietet neben wichtigen Kernfunktionen die Möglichkeit, bei Bedarf das System monatlich um weitere Module mit mehr spezifischen Funktionen zu erweitern bzw. wieder zu verkleinern, was den Nutzern in der Summe einen erheblichen Mehrwert verschafft.

Wird das gesamte Portfolio von TecArt-CRM betrachtet, darf hier von keiner reinen CRM-Lösung mehr die Rede sein. Mit vollständig integrierten Funktionen für die Verwaltung von E-Mails, Aufgaben, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Services, bietet TecArt-CRM einem Unternehmen viel mehr als ein gewöhnliches System für das Kundenbeziehungsmanagement. TecArt-CRM konzentriert sich vollständig auf die Standard-Prozesse eines Unternehmens inkl. Synchronisation mobiler Endgeräte und unterstützt somit jedes Unternehmen bei seiner zukünftigen Cloud-Collaboration. Aus diesem Grund handelt es sich bei der Lösung im eigentlichen Sinne um ein kollaboratives CRM, was in diesem Fall auch besser ausgedrückt, als eine All-in-One Business Suite aus der Cloud bezeichnet werden kann.

Unternehmen die sich ebenfalls auf das Thema „Social CRM“ – Die Nutzung moderner Social Networks für die Kundenkommunikation. – konzentrieren möchten, sind bei TecArt-CRM derzeit noch nicht richtig aufgehoben. Dazu haben die Erfurter aktuell keine Funktionalität im Portfolio.

Weiterhin ist TecArt-CRMs große Vielfalt und Modularität gleichzeitig eines seiner Schwachpunkte. Das ist nicht zwangsläufig als großer Negativpunkt zu bewerten. Dennoch sollte ein Kunde für die erste Registrierung viel Zeit für den Auswahlprozess mitbringen. Darüber hinaus kann man bei dem Entscheidungsprozess, welches Modul bereits von Beginn an gewählt werden soll und welches nichts, schnell den Überblick verlieren. An dieser Stelle wird deutlich, dass eine maximale Modularität in diesem Fall nicht immer von Vorteil ist und vorgefertigte Pakete den Entscheidungsprozess vereinfachen.

Unterm Strich ist TecArt-CRM ein empfehlenswertes und gut durchdachtes CRM-System, das viel DNA und Ansätze für eine moderne Cloud Collaboration mitbringt und jedem Unternehmen dabei helfen kann, in Zukunft besser mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten.