Keine Frage, Microsoft’s Office 365 Software-as-a-Service Lösung macht es für Unternehmen deutlich einfacher E-Mail und Collaboration Services bereitzustellen. Allerdings gibt es einige versteckte Fallstricke in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, wie Ed Bott von ZDNet berichtet.
Der Vorteil von Microsoft Office 365 besteht für Unternehmen insbesondere darin, dass sie anstatt auf lokale Installation von Exchange oder anderen Office Produkten, auf dieselben Lösungen via SaaS zugreifen können und damit die eigenen Infrastrukturkosten usw. einsparen. So haben auch kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung die Möglichkeit kostengünstig auf umfangreiche Kollaborationslösungen zuzugreifen, wie es im Normalfall nur großen Unternehmen vorbehalten ist.
Allerdings kann dieses niedrige Preisniveau eine Falle für Unternehmen sein, die abhängig von der E-Mail Kommunikation sind. Als Teil von Microsofts Versuch, die Nutzung des Dienstes für Spam zu vermeiden, hat Office 365 eine tägliche Obergrenze für die maximale Anzahl von externen Empfängern hinterlegt. Sollte diese Grenze einmal erreicht sein, existiert keine einfache Möglichkeit, das Volumen zu erhöhen. Bott zufolge sind diese Einschränkungen tief in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen versteckt.
Für den durchschnittlichen Nutzer eines Office 365 Small Business Accounts sind 500 E-Mail Empfänger pro Tag sicherlich schwierig zu erreichen, jedoch kann es zu einem Problem für die Vertrieb- und Marketing-Teams eines Unternehmens werden, wenn diese ihre großen Mailing-Liste bedienen möchten. Wenn bspw. ein neuer CEO eine “Hallo hier bin ich!” Nachricht an seine 400 Kunden verschicken möchte ist das “Tagesziel” bereits weitestgehend erreicht.
Dabei merkt sich Office 365 nicht die Empfängerliste beim Versand einer E-Mail sondern sieht bei einem erneuten Versand denselben Empfänger als einen “neuen” Kontakt an. Ein Beispiel: Ich schicke eine Nachricht an Peter mit CC:Petra. Damit sind bereits zwei Empfänger meiner täglichen Ration aufgebraucht. Schicke ich am selben Tag erneut eine E-Mail an Peter wird dieser als ein anderer Empfänger betrachtet, obwohl ich am selben Tag bereits eine E-Mail an Peter geschickt habe.
Diese Einschränkung ist in den Produktbeschreibungen von Office 365 nirgends beschrieben. Jedoch macht Microsoft in seiner Office 365 FAQ darauf aufmerksam:
We encourage you to buy the plan family (Plans P or E) you want to move forward with in the future. If, after purchase, you decide you want a plan from a different family, you will have to cancel your subscription and then buy a different plan (e.g., cancel your subscription to Plan P and then buy Plan E). Please be aware that your data may not be preserved, and you will have to provide sign up information again.
Auch wenn das eine Migration zu Office 365 nicht abschrecken sollte, macht diese Einschränkung das Angebot für kleine Unternehmen dennoch weniger attraktiv, insbesondere dann, wenn diese zunehmend auf Kundenbetreuung und Marketing angewiesen sind.