T-Systems bietet zusammen mit der Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologie im Deutschen Anwaltverein (davit) allen Anwälten und Notaren in Deutschland ein sicheres Dokumentenmanagement aus der Cloud an. Der entsprechende Kooperationsvertrag wurde von der Telekom-Tochter und der davit auf dem 64. Deutschen Anwaltstag in Düsseldorf unterzeichnet. Mit der Cloud-Lösung lassen sich von den Juristen Dokumente elektronisch in der Cloud erstellen, bearbeiten und archivieren und beliebig viele digitale Akten anlegen. Die Lösung ist skalierbar wird nach einem verbrauchsabhängigen Mietpreis abgerechnet, wodurch keine Investitionskosten entstehen. Der Zugang kann über davit oder T-Systems bestellt werden.
Zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Anwälten und Notaren
T-Systems hat die von ihr entwickelte revisionssichere Standardlösung zusätzlich auf die Bedürfnisse von Anwälten und Notaren sowohl fachlich als auch technisch zugeschnitten. Der Service ist mit dem § 203 StGB für Berufsgeheimnisträger konform und erfüllt zudem sämtliche Anforderungen an den Beschlagnahmeschutz vertraulicher Informationen zwischen Anwälten und Mandanten. Für den Zugriff auf das System ist ein acht bis 50 Stellen langer, digitaler Schlüssel notwendig, den nur der Anwender kennt. Nach Angaben von T-Systems kann kein Mitarbeiter zu keinem Zeitpunkt auf die Daten in der Cloud-Lösung zugreifen und sie auslesen. Ebenfalls nicht bei Wartungsarbeiten. Aus Datenschutzgründen befinden sich die Dokumente in jedem Fall auf Servern innerhalb Deutschlands in einem nach international anerkannten Sicherheitsstandards zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.
Im Hintergrund arbeitet die Lösung doculife des Schweizer Partners Document Future AG. Diese ist nahtlos in Microsoft Office und Outlook integrierbar. Hat der Anwender einen De-Mail-Account, kann er diesen über ein Plug-in nutzen und Nachrichten an Klienten oder an Gerichte verschlüsselt versenden. Nachricht und Anhang erreichen den oder die Empfänger somit sicher und beweiskräftig. Umgekehrt können die Anwälte und Notare auch De-Mail-Nachrichten empfangen. Aber auch konventionelle E-Mails erhält der Nutzer nur von Absendern, die er hierzu freigeschaltet hat.
Anwälte und Notare werden mobil
Über ein mobiles Endgerät mit dem Apple-Betriebssystem iOS lassen sich alle Dokumente ebenfalls aus der Cloud von überall aus sicher abrufen. Nutzer von Windows 8 und Android müssen sich noch etwas gedulden. Hier laufen allerdings bereits die Pilotprojekte. Die Akten lassen sich zudem auf Wiedervorlage einstellen. Die Cloud-Anwendung erinnert die Anwender dann an die anstehenden Aufgaben.
Update: Weitere Informationen zum Angebot
Ich hatte heute noch ein Briefing mit T-Systems zu diesem Service. Hier die weiteren wichtigen Fakten.
Grundsätzlich bietet T-Systems für alle seine Kunden, das gilt nicht nur für diese Anwalts- und Notar-Lösung, eine Private Cloud an. Das bedeutet, dass Unternehmen über eine dedizierte Netzwerkleitung mit einem T-Systems Rechenzentrum verbunden werden und dort auf die Hosted Private Cloud bzw. Virtual Private Cloud zugreifen. Hierzu werden die unterschiedlichen Lösungen in Blöcken voneinander physikalisch isoliert, um die Sicherheit zu gewährleisten.
Der Service für die Anwälte und Notare wird ebenfalls getrennt auf einer dedizierten Plattform in einem separaten physikalischen Block innerhalb eines T-Systems Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Der Anwender muss nicht zwingend über eine dedizierte MPLS-Verbindung auf das Rechenzentrum zugreifen und kann dazu ebenfalls eine Standard Internetverbindung nutzen.
Die Sicherheit für den Zugriff auf das System wird, wie bereits oben beschrieben über einen bis zu 50 Stellen langen, digitalen Schlüssel sichergestellt. Dieser ist ausschließlich im Besitz des Anwenders und wird nur auf dessen lokalen System gespeichert. Das bedeutet zudem, dass dieser Schlüssel niemals verloren gehen darf. Ansonsten sind die Daten verloren, da T-Systems keine Möglichkeit besitzt, den Schlüssel wiederherzustellen oder ohne diesen Schlüssel auf die Daten zuzugreifen.
Der Zugriff auf die Daten in der Private Cloud erfolgt über eine klassische lokale Software-Installation von doculife, die einen vollen Funktionsumfang besitzt, über den Webrowser mit eingeschränkten Funktionen oder über mobile Apps für Smartphones und Tablets. Die Funktionsbeschränkung im Browser ist z.B. die nicht vorhandene E-Mail Integration. Die mobilen Apps sind derzeit noch im reinen Read-Only Modus.
Die Sicherheit bei der Übertragung der Daten vom Anwender in die Cloud wird unter Verwendung des Browsers via HTTPS (SSL) sichergestellt. Kommt die lokale doculife Software inkl. Outlook Integration zum Einsatz, wird eine End-to-End Verschlüsselung aufgebaut. Wird aus doculife heraus eine E-Mail inkl. Anhang über den De-Mail Dienst verschickt, ist laut T-Systems die End-to-End Verschlüsselung soweit sichergestellt, dass nur die De-Mail kurzzeitig auf den Servern geöffnet wird, der doculife Anhang aber weiterhin verschlüsselt bleibt.
Die Lösung kann in sechs verschiedenen Ausbaustufen, inkl. drei unterschiedlichen Beratungspaketen genutzt werden, dessen Preise in dieser Liste zu finden sind.
Kommentar: Ein Zeichen für alle Unternehmen
Technologisch betrachtet ist die Cloud in Deutschland angekommen. Viele Unternehmen haben bereits erkannt, wie sie damit ihre Produktivität erhöhen können und mehr Kapital, Zeit und Raum für Innovationen schaffen. Dennoch bestehen weiterhin rechtliche- und datenschutztechnische Bedenken sowie Probleme damit, das notwendige Vertrauen in die Anbieter aufzubauen. Die erste Person zu der in solchen Fällen in der Regel Kontakt aufgenommen wird ist der Rechtsanwalt. Dieser besänftigt dann mit Stichworten wie Auftragsdatenverarbeitung, Safe-Harbor, EU-Standardvertragsklauseln oder persönliche SLA-Verträge. Denn die rechtlichen Rahmenbedingungen sind soweit geschaffen. An Vertrauen fehlt es jedoch weiterhin. Das ist etwas sehr Subjektives, was auch kein Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragter direkt vermitteln kann.
Das Vertrauen in die Cloud kann daher nur gestärkt werden, indem ebenfalls Nutzer mit höchst sensibel zu bewerteten Daten auf Cloud-Lösungen zurückgreifen. Diesen Schritt sind T-Systems und der davit nun gegangen und setzen damit ein deutliches Zeichen für alle Unternehmen, die noch Bedenken äußern u.a. personenbezogene Daten auf einem Cloud-Service zu speichern. Eines darf hier nicht übersehen werden. Anwälte und Notare arbeiten neben personenbezogene Daten ebenfalls mit weiteren äußerst sensiblen Daten, die meist noch kritischer zu betrachten sind. Darüber hinaus unterliegen sie noch strengeren Gesetzen als ein durchschnittliches Unternehmen. Genannt sei nur der § 203 StGB „Verletzung von Privatgeheimnissen“, in dem geregelt ist, wie mit Verletzungen „… von namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis…“ umgegangen wird. Oder die Anforderungen an den Beschlagnahmeschutz vertraulicher Informationen zwischen Anwälten und Mandanten. Anwälte und Notare gehören damit rechtlich als auch sicherheitstechnisch mit zu den gefährdetsten Gruppen in der Cloud, wofür die T-Systems und der davit nun eine Lösung geschaffen haben.
Ich war vor kurzem in einem Think Tank, wo es darum ging, wie man Cloud-Services für Anwälte und Steuerberater rechtskonform aber ebenfalls technisch und organisatorisch aufbauen sollte. Dabei waren auch einige Rechtsanwälte anwesend, die aus der Praxis berichteten und lieber heute als morgen auf Cloud-Lösungen zurückgreifen würden, um vor allem ortsunabhängig und zu jeder Zeit auf ihre Daten zugreifen zu können.
Auch andere Cloud-Anbieter sollten diesem Vorbild folgen und ein Maximum an rechtlicher Sicherheit bieten, wie zum Beispiel dem revisionssicheren Speichern und Archivieren von Daten. Ein weiterer Pluspunkt, den deutsche Anbieter ganz klar als Vorteil gegenüber internationalen Cloud-Anbietern ausspielen müssen, ist das anbieten echter(!) Cloud-Services aus einem deutschen Rechenzentrum, welches nach international anerkannten Sicherheitsstandards zertifiziert ist.
